Suivre une convention
La page Conventions liste à gauche vos conventions de prêt et d’emprunt. Cliquez sur une convention pour l’ouvrir à droite.
La liste des conventions
Section intitulée « La liste des conventions »Chaque convention affiche la ville du chantier, sa date, sa référence, la période, l’entreprise partenaire et les salariés concernés, ainsi que deux étiquettes :
- Prêt (vert) : vous prêtez vos salariés ;
- Emprunt (bleu) : vous empruntez des salariés.
Et son état :
| État | Signification | Qui agit |
|---|---|---|
| À verrouiller | La convention est à compléter puis à verrouiller | L’emprunteur |
| Signatures à demander | La convention est verrouillée, les signatures ne sont pas encore lancées | L’emprunteur |
| (pas d’étiquette) | Les signatures sont lancées et le prêt est en cours | Les deux signataires |
| N évaluations à envoyer | Le prêt est terminé, des salariés restent à évaluer | L’emprunteur |
| Vous êtes à jour | Le prêt est terminé et tous les salariés sont évalués | — |
| Archivée | La convention est archivée | — |
Le bouton Afficher les conventions archivées, sous la liste, montre aussi les conventions archivées.
Le parcours d’une convention
Section intitulée « Le parcours d’une convention »C’est l’entreprise emprunteuse qui complète la convention et lance les signatures. L’entreprise prêteuse la consulte en lecture seule.
1. Compléter la convention
Section intitulée « 1. Compléter la convention »Dans la carte Objet du prêt, renseignez :
- les tâches à réaliser sur le chantier ;
- la durée de la période probatoire, en jours.
Ces informations figurent dans la convention signée par les deux parties. Cliquez sur Enregistrer.
La convention reprend aussi automatiquement la période, la référence, les salariés empruntés, les coordonnées des deux entreprises (issues de leurs Paramètres) et l’adresse du chantier avec sa carte.
2. Verrouiller
Section intitulée « 2. Verrouiller »Quand tout est correct, cliquez sur Verrouiller.
Une fois verrouillée, deux boutons permettent de télécharger les documents, pour l’emprunteur comme pour le prêteur :
- Générer la convention au format PDF ;
- Récupérer les justificatifs au format ZIP : les attestations des salariés concernés.
3. Demander les signatures électroniques
Section intitulée « 3. Demander les signatures électroniques »Cliquez sur Demander les signatures électroniques, puis Valider. La convention est envoyée par email aux représentants des deux entreprises par Docage, notre prestataire de signature électronique, ce qui lui donne une valeur probante légale.
La carte Signatures électroniques suit ensuite l’avancement : pour l’emprunteur et le prêteur, le nom, l’email, le mobile et le statut de la signature, puis le statut de la convention et la date d’envoi de la demande. Cliquez sur Actualiser le statut pour le mettre à jour.
Si un signataire refuse de signer, son motif est affiché sous le statut de la convention.
Une fois la convention signée par les deux parties, cliquez sur Récupérer la convention signée et le fichier de preuve numérique.
4. Évaluer les salariés
Section intitulée « 4. Évaluer les salariés »À la fin de la période, une fois la convention signée, l’emprunteur évalue chaque salarié emprunté. Dans la carte Employés empruntés, cliquez sur Évaluer :
- cochez Oui, un incident s’est produit durant l’emprunt si c’est le cas ;
- sinon, attribuez une note au salarié (étoiles).
Cliquez sur Valider.
La carte affiche ensuite la note attribuée ou Incident signalé.
5. Archiver
Section intitulée « 5. Archiver »Une fois tous les salariés évalués, cliquez sur Archiver pour ranger la convention. Elle reste consultable avec Afficher les conventions archivées.
Annuler un prêt
Section intitulée « Annuler un prêt »L’entreprise prêteuse peut demander l’annulation d’un prêt avec le bouton Annuler le prêt. Voir Annuler un prêt.